DSGVO-Löschfristen für Bewerberdaten: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die 6-Monats-Regel im Recruiting

Wer kennt es nicht: Ein Bewerbungsprozess ist abgeschlossen, ein Kandidat wurde eingestellt, den anderen wurde abgesagt. Doch was passiert nun mit den verbleibenden Bewerberdaten? Dürfen diese unbegrenzt in der Schublade oder im E-Mail-Postfach liegen bleiben? Die klare Antwort lautet: Nein.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung. Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Im Falle von Bewerbungen greift hier zusätzlich das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

"Bewerberdaten dürfen nach Abschluss des Verfahrens in der Regel für maximal 6 Monate aufbewahrt werden, um etwaige Ansprüche nach dem AGG abzuwehren." — Axel Herbstreith, Gründer von TalentTakt

Warum genau 6 Monate?

Die Frist leitet sich aus § 15 Abs. 4 AGG ab. Ein abgelehnter Bewerber hat nach Erhalt der Absage zwei Monate Zeit, um Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche geltend zu machen (z. B. wegen vermeintlicher Diskriminierung). Hinzu kommt eine Klagefrist von drei Monaten gemäß § 61b ArbGG sowie eine gewisse Postlaufzeit.

Daraus ergibt sich in der Praxis eine maximal zulässige Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten ab Versand der Absage. Nach Ablauf dieser Frist entfällt der Zweck zur Abwehr von AGG-Klagen, und die Daten müssen unwiderruflich gelöscht werden.

Praktische Tipps für die Umsetzung

• Kein manueller Aufwand: Das manuelle Löschen von PDF-Lebensläufen im Postfach wird schnell vergessen. Nutze automatisierte Systeme.
• Einwilligung für den Talent Pool: Willst du einen Kandidaten für spätere Stellen behalten, musst du eine aktive, schriftliche Einwilligung einholen. Diese ist in der Regel auf 1-2 Jahre begrenzt.
• Verschlüsselung nutzen: Archivierte Daten sollten vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.